Не пропусти: вводятся новые правила по трудовым книжкам

С 1 июля 2018 года трудовые книжки будут заверяться иначе. Обновленный ГОСТ пока имеет рекомендательный характер, однако разработчики рекомендуют оформлять копии трудовых уже в соответствии с появившимися правилами.

Резоны, почему работнику может понадобиться заверенная копия трудовой книжки, вполне понятны: их предоставление требуется при подаче заявок на получение кредитов, социальных пособий и т. п.

Менее тривиальны необходимости в оной для стороны работодателя. Оказывается, им такой документ бывает нужен, например, при процедуре получения возмещения расходов по ранее выплаченным работнику пособиям.

Сам процесс заверения трудовой новые правила не меняют. Процесс осуществляется по ранее утвержденному ГОСТу Р 6.30-2003. Исходя из его требований, подпись заверителя должна содержать в себе такие элементы: слово "Верно", фраза "Копия верна" или произвольная словоформа аналогичного смысла; указание должности сотрудника, который заверяет документ; собственноручная подпись заверителя и ее полная расшифровка (с указанием занимаемой им должности); дата подписания.

Если документ будет передаваться в другую организацию, то в соответствии с требованиями по трудовым книжкам, с 1 июля 2018 года необходимо сделать запись о том, где на момент предоставления дубликата хранится ее оригинал. При заверении книжки уполномоченное лицо, руководствуясь пунктом 5.26 действующего ГОСТа Р 7.0.97-2016, должно указать не только место хранения оригинала (наименование компании-работодателя), но и прописать реквизиты дела, в котором хранится данный документ.

Однако такое требование не актуально для предприятий МСБ, которые имеют ограниченный штат сотрудников и работают без отдела кадров, храня трудовые книжки в сейфах или противопожарных шкафах, доступ к которым открыт только у определенных должностных лиц (это не является нарушением закона, если обеспечена безопасность хранения подлинников). В этом случае при заверении копии указывается только полное наименование организации, которая несет ответственность за хранение документов строгой отчетности.

Читайте также:

Нужны ли россиянам трудовые книжки? 

Трудовая книжка: эпилог?