Забудьте о хаосе: как Smartsheet делает управление проектами простым и удобным

Раньше управление проектами было прерогативой узких специалистов. Сегодня же задачи, связанные с дедлайнами, бюджетами и отчетностью, стали частью работы множества сотрудников — вне зависимости от их должности. Однако традиционные системы управления проектами часто оказываются слишком сложными, дорогими или громоздкими.

Фото: commons.wikimedia.org by Negative Space, https://creativecommons.org/public-domain/pdm/

Женщина на работе

Именно этот разрыв пытается закрыть Smartsheet - платформа, которая делает проектное управление доступным для всех, а не только для профессионалов.

Почему классические инструменты больше не работают

"Проектное управление все больше становится частью повседневной работы сотрудников, но многие традиционные инструменты к этому не готовы. Они громоздкие, дорогие и слишком сложные для большинства пользователей", — говорит менеджер по решениям для крупных предприятий в Smartsheet Джеймс Ферриер.

Без единой системы компаниям трудно отслеживать, как разные команды и отделы ведут проекты. Это может приводить к несогласованности действий и потере контроля над общей стратегией. Еще больше усложнила ситуацию удаленная и гибридная работа — теперь руководителям приходится координировать процессы в условиях распределенных команд.

Простота — ключ к успеху

Одним из главных препятствий для внедрения новых инструментов остается сложность их освоения.

"Самый большой барьер для совместной работы — это принятие инструмента. Людям нужно что-то понятное, с чем можно разобраться без долгого обучения", — подчеркивает Ферриер.

Именно поэтому Smartsheet строит свою логику на привычном формате электронных таблиц. Спредшиты знакомы миллионам пользователей, поэтому система не вызывает отторжения. Однако в отличие от классических таблиц, Smartsheet предлагает мощные функции совместной работы, автоматизации процессов и интеграции с другими сервисами.

Можно работать в разных режимах: использовать канбан-доски, диаграммы Ганта или временные шкалы. Но основой остается знакомый табличный вид, который облегчает адаптацию.

Автоматизация, которая экономит тысячи часов

Одна из главных фишек Smartsheet — автоматизация рутинных задач. Напоминания, уведомления и запросы на обновления запускаются без вмешательства пользователя, что значительно упрощает контроль за процессами.

"Эти уведомления приходят не только в самой платформе, но и в почте, Microsoft Teams или Slack благодаря интеграциям", — объясняет Ферриер.

Эта система уже доказала свою эффективность: Uber сократил время на планирование и разработку проектов вдвое, сэкономив около 1000 рабочих часов.

Умные дашборды и готовые шаблоны

Одно из ключевых преимуществ Smartsheet — мощные инструменты визуализации данных. В платформе можно создавать интерактивные дашборды, которые обновляются в реальном времени. Настроить их может любой сотрудник, даже без технических знаний.

Кроме того, Smartsheet предлагает библиотеку готовых шаблонов для разных задач — от планирования проектов до управления рисками. Эти шаблоны уже содержат встроенные автоматизированные процессы, что позволяет быстро настроить работу и стандартизировать процессы даже в крупных компаниях.

Глубокая интеграция с бизнес-инструментами

Smartsheet легко встраивается в экосистему компании: поддерживаются интеграции с Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Salesforce и многими другими сервисами.

Благодаря этому можно избежать дублирования данных и снизить затраты на ручной ввод информации.

"Одна из наших компаний-клиентов увеличила продуктивность PMO (офиса управления проектами) на 40%, просто объединив все процессы в Smartsheet", — приводит пример Ферриер.

Искусственный интеллект как новый этап развития

Smartsheet активно внедряет AI-инструменты, которые помогают пользователям быстрее осваивать платформу. Искусственный интеллект может автоматически создавать сложные формулы, анализировать данные и предлагать полезные инсайты.

Таким образом, Smartsheet превращает проектное управление в доступный и удобный инструмент для всех, независимо от уровня подготовки.

Уточнения

Иску́сственный интелле́кт (англ. artificial intelligence; AI) в самом широком смысле — это интеллект, демонстрируемый машинами, в частности компьютерными системами.